La prise en charge des frais de transports personnels est possible uniquement si elle est prévue par un accord collectif ou une décision de l'employeur.
Dans ce cas, les frais de transports personnels peuvent être remboursés selon les conditions suivantes :
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Soit la résidence habituelle du salarié ou son lieu de travail sont situés en dehors de la région Île-de-France et d'une zone desservie par les transports urbains
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Soit l'utilisation d'un véhicule personnel du salarié est indispensable en raison de ses horaires de travail
Tous les salariés sont concernés, y compris ceux travaillant à temps partiel et les stagiaires.
Les salariés à temps partiel effectuant moins qu'un mi-temps bénéficient d'une prise en charge en proportion du nombre d'heures travaillées par rapport à un mi-temps.
Exemple
Dans une entreprise où la durée hebdomadaire du travail est de 35 heures, pour un salarié travaillant 15 heures par semaine, si la prise en charge de base des frais est de 400 €, elle sera calculée de la façon suivante : 400 x 15/17,5 = 342,85 €.
La prise en charge n'est pas prévue dans les cas suivants :
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Le salarié bénéficie d'un véhicule mis à disposition permanente par l'employeur avec prise en charge des dépenses de carburant ou d'alimentation électrique (voiture de fonction)
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Le salarié est logé dans des conditions excluant des frais de transports pour se rendre au travail (logement de fonction)
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L'employeur assure gratuitement au salarié le transport domicile-travail